Sloten vervangen na vertrek medewerker: welke afspraken maak je?

Een medewerker die uit dienst gaat, hoort sleutels, toegangspassen en andere toegangsmiddelen in te leveren. Toch is daarmee niet altijd zeker dat de toegang tot het bedrijf daadwerkelijk is beëindigd. Een sleutel kan ooit zijn gekopieerd, een reservesleutel kan ontbreken of er kan onduidelijkheid bestaan over welke deuren ermee geopend kunnen worden. In zulke situaties kan het verstandig zijn de cilinders of sloten te laten aanpassen.

Goede afspraken met de uitvoerende partij voorkomen dat er méér wordt vervangen dan nodig is, maar ook dat belangrijke toegangen worden vergeten. Bij afspraken met een slotenmaker over sloten vervangen na vertrek van een medewerker draait het daarom vooral om toegangsrechten: welke toegang moet vervallen, welke medewerkers moeten toegang behouden en hoe moet het nieuwe sleutelbeheer worden ingericht?

Eerst vaststellen welke toegang de medewerker daadwerkelijk had

Begin niet automatisch met het vervangen van alle sloten in een bedrijfspand. Breng eerst in kaart welke toegangen aan de vertrekkende medewerker waren toegewezen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• de hoofdentree;

• personeelsingangen;

• magazijnen en opslagruimten;

• kantoorruimten;

• technische ruimten;

• archieven;

• buitenterreinen, poorten of hekwerken;

• interne deuren met afzonderlijke cilinders.

Controleer vervolgens welke fysieke sleutels zijn uitgegeven en of ze allemaal zijn teruggebracht. Een sleutelregistratie helpt hierbij, maar alleen wanneer deze actueel is bijgehouden.

Het terugkrijgen van een sleutel betekent niet per definitie dat er geen extra exemplaar bestaat. Vooral bij gewone sleutels die zonder aanvullende controle kunnen worden bijgemaakt, kan dat niet altijd worden uitgesloten. Hoe zwaar dit risico weegt, hangt af van de functie van de medewerker, de toegankelijkheid van gevoelige ruimten en de omstandigheden rond het vertrek.

Spreek af of het om vervangen of aanpassen gaat

De term ‘sloten vervangen’ kan verschillende werkzaamheden betekenen. Vraag daarom vooraf wat de voorgestelde oplossing precies inhoudt.

Bij een mechanisch cilinderslot kan het bijvoorbeeld voldoende zijn om alleen de cilinder te vervangen. Het complete insteekslot in de deur hoeft dan niet automatisch vernieuwd te worden. In andere situaties kan een sluitplan worden aangepast of kan een bestaand toegangsbeheersysteem een andere oplossing mogelijk maken.

Bij elektronische toegangscontrole is fysieke vervanging soms helemaal niet nodig. Een pas, tag of individuele toegangscode kan worden ingetrokken, mits het systeem zo is ingericht dat toegangsrechten afzonderlijk kunnen worden beheerd.

Laat daarom vooraf vastleggen:

1. welke deuren worden aangepakt;

2. welke onderdelen worden vervangen;

3. welke bestaande onderdelen behouden blijven;

4. hoeveel nieuwe sleutels worden geleverd;

5. wie na de werkzaamheden welke deuren kan openen.

Dat laatste punt is vooral belangrijk bij gebouwen waarin verschillende medewerkers verschillende toegangsrechten hebben.

Houd rekening met een bestaand sluitplan

Bedrijven gebruiken regelmatig een sluitplan waarbij één sleutel meerdere deuren opent, terwijl andere sleutels slechts toegang geven tot specifieke ruimten. Een wijziging aan één cilinder kan daardoor gevolgen hebben voor de bestaande sleutelstructuur.

Stel bijvoorbeeld dat een leidinggevende één sleutel heeft voor de entree, kantoorruimten en het magazijn. Wanneer een cilinder zonder rekening te houden met het bestaande systeem wordt vervangen, kan die sleutel daarna mogelijk niet meer op alle bedoelde deuren werken.

Geef daarom bij de aanvraag aan of er sprake is van een sluitplan, een hoofdsleutel of verschillende toegangsniveaus. Een slotenmaker Rotterdam West kan dan bij de beoordeling rekening houden met de bestaande mechanische toegangsstructuur in plaats van een afzonderlijke deur als losstaand probleem te behandelen.

Vraag bij een complex sluitplan ook welke gevolgen de wijziging heeft voor huidige sleutels. Zo voorkomt u dat na de werkzaamheden onverwacht nieuwe sleutels voor een grote groep medewerkers nodig zijn.

Leg vast wat er met de nieuwe sleutels gebeurt

Het vervangen van cilinders heeft weinig waarde wanneer het beheer van de nieuwe sleutels vervolgens onduidelijk blijft. Spreek daarom vooraf af hoeveel sleutels worden geleverd en wie deze in ontvangst neemt.

Noteer intern minimaal:

• het nummer of de identificatie van de sleutel;

• aan welke medewerker de sleutel wordt uitgegeven;

• welke deuren ermee geopend kunnen worden;

• de datum van uitgifte;

• de datum waarop de sleutel weer is ingeleverd.

Beperk het aantal ongecontroleerde reservesleutels. Een sleutel die jarenlang zonder registratie in een lade ligt, kan later voor precies dezelfde onzekerheid zorgen.

Wanneer meerdere medewerkers dezelfde soort sleutel ontvangen, is het verstandig ook duidelijk te maken wie bevoegd is extra exemplaren te laten maken. Bij sommige sleutelsystemen gelden daarvoor aanvullende procedures of sleutelcertificaten. Welke mogelijkheden van toepassing zijn, hangt af van het gebruikte systeem.

Wanneer is alleen een ingeleverde sleutel voldoende?

Niet ieder vertrek van een medewerker rechtvaardigt een fysieke wijziging van de sloten.

Wanneer alle uitgegeven sleutels aantoonbaar zijn teruggekomen, er een goed bijgehouden sleutelregistratie bestaat en er geen concrete reden is om aan te nemen dat een sleutel is gekopieerd of zoekgeraakt, kan de werkgever besluiten de bestaande situatie te handhaven.

De afweging verandert wanneer bijvoorbeeld:

• één of meer sleutels ontbreken;

• niet bekend is hoeveel kopieën bestaan;

• een medewerker toegang had tot waardevolle of gevoelige ruimten;

• de sleutel niet alleen voor de werkplek maar ook voor andere bedrijfsonderdelen werkt;

• het vertrek gepaard gaat met een toegangs- of veiligheidsrisico;

• eerdere sleutelregistratie onvolledig blijkt te zijn.

Het gaat dus niet simpelweg om de vraag of iemand uit dienst is. Doorslaggevend is of na het vertrek voldoende controle bestaat over wie nog toegang kan hebben.

Vraag vooraf om een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden

Voor een zakelijke opdrachtgever is een mondelinge afspraak als ‘de sloten moeten worden vervangen’ vaak te vaag. Laat de opdracht zo concreet mogelijk omschrijven voordat de werkzaamheden beginnen.

Een bruikbare offerte of opdrachtomschrijving maakt duidelijk om hoeveel deuren en cilinders het gaat, welk type werkzaamheden wordt uitgevoerd, welke materialen nodig zijn en hoeveel nieuwe sleutels worden geleverd.

Vraag ook welke omstandigheden tot extra werkzaamheden kunnen leiden. Een cilinder vervangen is iets anders dan werkzaamheden aan beschadigd beslag, een afwijkende deurconstructie of een complex sluitplan.

Bij de kosten kunnen onder meer het gekozen slotsysteem, het aantal cilinders, het aantal sleutels, de complexiteit van het sluitplan en het tijdstip waarop werkzaamheden moeten plaatsvinden een rol spelen. Daardoor is het verstandiger deze onderdelen vooraf te laten specificeren dan uit te gaan van één algemeen bedrag voor ‘sloten vervangen’.

Planning is onderdeel van de toegangsbeveiliging

Het moment waarop de wijziging wordt uitgevoerd verdient eveneens aandacht. Wanneer iemand op vrijdag zijn laatste werkdag heeft maar de toegang pas dagen later wordt aangepast, blijft in de tussentijd een mogelijke toegang bestaan.

Bij een regulier en goed verlopen vertrek kan de wijziging vooraf worden gepland. Bij een onverwacht vertrek waarbij sleutels ontbreken of directe toegang ongewenst is, kan sneller handelen noodzakelijk zijn.

Stem intern af vanaf welk moment de oude toegang ongeldig moet zijn. Zorg vervolgens dat nieuwe sleutels tijdig terechtkomen bij medewerkers die ze daadwerkelijk nodig hebben. Een beveiligingsmaatregel die ertoe leidt dat personeel de volgende ochtend zelf niet naar binnen kan, is duidelijk niet goed voorbereid.

Bij elektronische systemen kan dezelfde gedachte worden toegepast: bepaal exact wanneer persoonlijke passen, tags, codes of accounts moeten worden gedeactiveerd.

Vergeet gedeelde codes en andere toegangsmiddelen niet

Deursloten zijn maar één onderdeel van zakelijke toegangsbeveiliging. Een vertrekkende medewerker kan ook beschikken over een alarmcode, toegangscode, parkeerzender, toegangstag of sleutel van een extern hek.

Een complete beëindiging van fysieke toegang vraagt daarom om een bredere controle. Kijk niet alleen naar wat de medewerker op de laatste werkdag zichtbaar inlevert, maar naar alle toegangsmiddelen die tijdens het dienstverband zijn verstrekt.

Vooral gedeelde codes verdienen aandacht. Wanneer verschillende medewerkers dezelfde code gebruiken, kan één persoon niet afzonderlijk worden geblokkeerd. In dat geval kan een codewijziging nodig zijn, waarna de nieuwe code gecontroleerd aan de resterende bevoegde medewerkers wordt verstrekt.

Vraag na afloop om duidelijkheid over de nieuwe situatie

Na de werkzaamheden moet eenvoudig te reconstrueren zijn wat er is veranderd. Leg vast welke cilinders of toegangen zijn aangepast en welke nieuwe sleutels zijn uitgegeven.

Controleer vervolgens of de nieuwe verdeling overeenkomt met de gewenste toegangsrechten. Test daarbij niet alleen of de nieuwe sleutels werken, maar ook of oude sleutels de aangepaste deuren daadwerkelijk niet meer kunnen openen wanneer dat het doel van de wijziging was.

Bij grotere organisaties is dit ook een goed moment om het sleutelbeheer opnieuw te bekijken. Wanneer bij het vertrek van één medewerker al niet duidelijk is hoeveel sleutels bestaan of welke deuren ermee geopend worden, ligt het probleem niet uitsluitend bij die ene vertrekkende medewerker. Dan verdient het volledige toegangsbeheer aandacht.

De beste afspraak met een uitvoerende partij begint daarom niet bij de vraag hoeveel sloten moeten worden vervangen, maar bij de vraag welke toegang na het vertrek moet verdwijnen. Zodra dat helder is, kan veel gerichter worden bepaald welke cilinders, sleutels of toegangsrechten daadwerkelijk aangepast moeten worden.