Tips voor het kiezen van een direct mail specialist

Een direct mailing per post kan een effectieve manier zijn om klanten en prospects persoonlijk te bereiken. Het succes hangt echter niet alleen af van je boodschap. Ook de verwerking van adressen, personalisatie, productie en verzending moeten zorgvuldig worden uitgevoerd. Een ervaren direct mail specialist, zoals Mail Succes, kan je ontzorgen van het ontwerp tot en met het versturen van direct mail.

Direct mail bedrijven verschillen in dienstverlening, mogelijkheden en werkwijze. Daarom is het verstandig om niet automatisch voor de eerste of goedkoopste aanbieder te kiezen. Met de onderstaande aandachtspunten kun je verschillende specialisten beter vergelijken.

Bekijk welke werkzaamheden de specialist kan verzorgen

Sommige partijen verzorgen vooral het printen en verzendklaar maken van mailings, terwijl andere bedrijven het volledige traject uitvoeren. Denk aan het verwerken van adressenbestanden, personaliseren, printen, couverteren, frankeren en aanbieden van de post voor verzending.

Een partij die meerdere werkzaamheden onder één dak uitvoert, kan vooral bij grotere of terugkerende campagnes praktisch zijn. Je hebt één aanspreekpunt en hoeft de verschillende onderdelen niet zelf bij meerdere leveranciers te coördineren.

Ga na welke personalisatie mogelijk is

Een belangrijk voordeel van direct mail is dat je communicatie persoonlijk kunt maken. Informeer daarom naar de mogelijkheden voor personalisatie. Naast de naam van de ontvanger kun je bijvoorbeeld verschillende teksten, aanbiedingen of afbeeldingen gebruiken voor verschillende doelgroepen.

Bespreek vooraf welke variabele gegevens verwerkt kunnen worden en hoe de specialist ervoor zorgt dat iedere ontvanger de juiste mailing krijgt.

Vraag hoe adressenbestanden worden verwerkt

De kwaliteit van je adressenbestand heeft direct invloed op de kosten van je campagne. Dubbele adressen zorgen bijvoorbeeld voor onnodige productie- en portokosten. Laat je bestand daarom bij voorkeur vooraf opschonen en ontdubbelen.

Ook een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens verdient aandacht. Informeer hoe bestanden worden verwerkt, beveiligd en na afloop van de opdracht worden behandeld.

Kies een specialist die met je meedenkt

Een goede uitvoerende partij zorgt ervoor dat je poststukken correct worden geproduceerd en verzonden. Een specialist die daarnaast meedenkt, kan extra waarde toevoegen. Denk aan advies over het formaat van de envelop, materiaalkeuze, personalisatie en manieren om je mailing meer te laten opvallen.

Ervaring met eerdere campagnes kan je helpen om keuzes te maken waar je zelf misschien niet direct aan had gedacht.

Vergelijk offertes op meer dan alleen de prijs

De goedkoopste offerte is niet automatisch de voordeligste keuze. Bekijk precies welke werkzaamheden zijn inbegrepen. Zijn de verwerking van het adressenbestand, het printwerk, couverteren, frankeren en de verzending allemaal meegenomen?

Vraag ook naar mogelijke bijkomende kosten. Door offertes op dezelfde onderdelen te vergelijken, krijg je een eerlijker beeld van de totale investering.

Bespreek de planning en verzenddatum

Timing kan veel invloed hebben op het resultaat van een mailing. Zeker wanneer je campagne gekoppeld is aan een actie, evenement of specifieke periode wil je dat de post op het juiste moment wordt verstuurd.

Bespreek daarom wanneer bestanden moeten worden aangeleverd, hoeveel productietijd nodig is en wanneer de mailing wordt aangeboden voor verzending. Zo voorkom je verrassingen in de planning.

Let op communicatie en bereikbaarheid

Tijdens de voorbereiding kunnen vragen ontstaan of wijzigingen nodig zijn. Een vast en goed bereikbaar aanspreekpunt maakt het proces dan een stuk eenvoudiger. Let daarom vanaf het eerste contact op de communicatie.

Worden je vragen duidelijk beantwoord en zijn afspraken helder? Een prettige samenwerking is vooral waardevol wanneer je regelmatig direct mail per post wilt versturen.

Praktische checklist voor je keuze

Neem bij het vergelijken van direct mail specialisten in ieder geval de volgende punten mee:

• Bekijk welke onderdelen van het direct mail proces de specialist kan verzorgen.

• Informeer naar de mogelijkheden voor personalisatie van je mailing.

• Vraag of adressenbestanden worden opgeschoond en ontdubbeld.

• Ga na of de specialist actief kan meedenken over de uitvoering van je campagne.

• Vergelijk offertes op werkzaamheden, materialen, porto en bijkomende kosten.

• Maak duidelijke afspraken over productie, planning en verzending.

• Vraag naar ervaring met mailings die vergelijkbaar zijn met jouw campagne.

• Kies een partij waarbij de communicatie duidelijk verloopt en je een goed aanspreekpunt hebt.

Neem de tijd om je te oriënteren. Een goede direct mail specialist kan namelijk aanzienlijk verschil maken als het om de respons op je mailing gaat.