Diverse redenen om uw archief in te laten scannen

Er zijn verschillende redenen om de datadragers uit uw archief te laten scannen om ze zo te digitaliseren. Bijvoorbeeld omdat u wilt voorkomen dat belangrijke data verloren gaat in geval van brand. Of omdat u uw werkprocessen nog efficiënter wilt laten verlopen. Een digitaal archief is immers locatieonafhankelijk, waardoor ook thuiswerkende medewerkers toegang tot het archief hebben en u waar en wanneer u dat wilt bij de data die u nodig heeft kunt. Uiteraard bepaalt u zelf wie wanneer en waar toegang heeft. Op die manier heeft u de volledige controle over uw waardevolle documenten en andere data uit uw archief.

Zorgvuldigheid is van groot belang bij het digitaliseren van uw archief

Bij het scannen en digitaliseren van uw archief is het belangrijk dat dit zorgvuldig gebeurd. Op die manier worden fouten voorkomen en loopt u geen risico op beschadigingen aan de fysieke datadragers. Bovendien hebben de digitale bestanden dan de gewenste kwaliteit. Daarom is het verstandig om een specialist in te schakelen die deze werkzaamheden voor u uitvoert. GMS is hier een uitstekend voorbeeld van. Dit bedrijf verzorgt al jaren de digitalisering van uiteenlopende datadragers. Zo kunnen ze documenten voor u digitaliseren, maar uiteraard ook andere media. Denk daarbij bijvoorbeeld aan foto’s, maar ook aan geluidsopnames.

Schakel een expert in die nauwkeurig te werk gaat

Als u GMS inschakelt voor het scannen en digitaliseren van uw archief, gaan ze altijd volgens een helder stappenplan aan de slag. Allereerst maken ze een inventarisatie van uw collectie en brengen ze uw wensen in kaart. Vervolgens wordt dit vertaald naar een duidelijk plan van aanpak. Deze wordt u ter goedkeuring voorgelegd. Pas als u ermee akkoord bent, gaan ze aan de slag met de uitvoering. Hierbij wordt alles steekproefsgewijs of zelfs één op één gecontroleerd. Ook worden de bestanden nabewerkt om ervoor te zorgen dat ze aan al uw eisen voldoen.